BestandsCockpit
Die Arbeitsfläche für
bewegte Wohnbestände.
BestandsCockpit ist das operative Cockpit für Eigentümer, Teams und Dienstleister — strukturiert entlang des gesamten Lebenszyklus Ihrer Objekte und Wohnungen.
Von der Neuvermietung bis zur nächsten Übergabe bleibt alles dort, wo es hingehört: an der Einheit, am Mietverhältnis und am Vorgang.
Für wen geeignet
Nicht jeder Vermieter braucht BestandsCockpit. Bestände mit Bewegung schon.
Dort, wo Vermietung, Mieterwechsel, Renovierungen, Maßnahmen und Zusammenarbeit zum Alltag gehören.
Für kleinere Bestände
Das zentrale System für den gesamten Vermietungsalltag.
Von Vermietung und Mieterakte über Vorgänge, Dokumente und Termine bis zur Mieteingangskontrolle kann BestandsCockpit den Bestand vollständig abbilden.
Für größere Bestände
Die operative Arbeitsebene neben dem bestehenden Verwaltungssystem.
BestandsCockpit ergänzt vorhandene Verwaltungs- oder ERP-Systeme dort, wo Vorgänge, Maßnahmen, Kommunikation, Dienstleister und Zusammenarbeit im Alltag organisiert werden.
Bestandshalter ab etwa 5 Einheiten
Vom ersten strukturierten Bestand bis zum größeren Portfolio
Für Eigentümer, die Vermietung, Vorgänge, Dokumente und laufende Aufgaben zentral organisieren und auch bei wachsendem Bestand den Überblick behalten möchten.
Große Wohnbestände und Portfolios
Viele Einheiten, Objekte oder Standorte
Für umfangreiche Bestände, in denen Zuständigkeiten, Vorgänge, Termine, Dokumente und Dienstleister über mehrere Objekte hinweg strukturiert koordiniert werden müssen.
Wohnheime und Studentenwohnheime
Hohe Belegung und wiederkehrende Wechsel
Für Studentenwohnheime, Klinikwohnheime und vergleichbare Wohnformen mit vielen Einheiten, regelmäßigen Ein- und Auszügen, Übergaben und laufenden Vorgängen.
WG- und Zimmervermietung
Viele Mietverhältnisse auf engem Raum
Für WGs, möblierte Zimmer und andere Bestände mit regelmäßigem Wechsel, wiederkehrenden Abläufen und mehreren Beteiligten pro Objekt.
Renovierungs- und Sanierungsbestände
Vom Ankauf bis zur erneuten Vermietung
Für Bestände, in denen Maßnahmen, Gewerke, Termine, Dokumente und Dienstleister bereits vor der ersten oder nächsten Vermietung organisiert werden müssen.
VAs und Teams mit mehreren Beständen
Mehrere Bestandshalter sauber getrennt betreuen
Für Immobilien-VAs und operative Teams, die unterschiedliche Bestandshalter in getrennten Arbeitsbereichen betreuen und dennoch in einer gemeinsamen Systemstruktur arbeiten möchten.
Beliebig viele Nutzer. Beliebig viele Einheiten.
BestandsCockpit wächst mit Ihrer Arbeitsweise – ohne künstliche Nutzer- oder Einheitenlimits. Eigene und fremde Bestände lassen sich in getrennten Arbeitsbereichen organisieren und dennoch über eine gemeinsame Oberfläche steuern.
Vorher / Nachher
Derselbe Vorgang.
Zwei völlig verschiedene Erfahrungen.
In welchem Ablauf erkennen Sie Ihren Immobilienalltag wieder?
- 1Mieter meldet Schaden per E-Mail oder WhatsApp
- 2VA leitet die Meldung über privaten Chat weiter
- 3Hausmeister fragt nach Adresse und Zugang
- 4Fotos landen im privaten Handy-Speicher der VA
- 5Eigentümer fragt nach dem Stand — niemand hat eine vollständige Übersicht
- 6VA wechselt — der gesamte Kontext geht verloren
- 1Mieter meldet über öffentliches Formular — direkt dem Objekt zugeordnet
- 2Die Meldung landet zentral im System und wird dem Objekt zugeordnet
- 3Hausmeister sieht Auftrag, Adresse und Fotos — ohne Mietende oder Eigentümer fragen zu müssen
- 4Bearbeitungsstand bleibt für alle Berechtigten sichtbar
- 5Eigentümer sieht den Stand jederzeit — ohne nachzufragen
- 6VA wechselt — alle Vorgänge und Dokumente bleiben erhalten
Zusammenarbeit & Datenzugriff
Zusammenarbeit ohne Kontrollverlust.
BestandsCockpit ist aus einem einfachen Grundgedanken entstanden: Operative Zusammenarbeit darf nicht voraussetzen, dass alle Beteiligten Zugriff auf den gesamten Bestand und sämtliche sensiblen Informationen erhalten.
Sehen, was für die eigene Aufgabe notwendig ist
Jeder Nutzer arbeitet mit einer definierten Rolle und wird den relevanten Objekten zugeordnet. Erst daraus ergeben sich die sichtbaren Einheiten, Vorgänge und weiteren Arbeitsschritte.
So bleiben Informationen auf den tatsächlichen Arbeitsbereich begrenzt, statt pauschal für jeden Login geöffnet zu werden.
Weniger Daten bedeuten auch mehr Orientierung
Mitarbeitende, VAs und externe Beteiligte müssen nicht den gesamten Bestand durchsuchen oder Informationen sehen, die für ihre Aufgabe keine Rolle spielen.
Kontostände, umfassende Eigentümerinformationen und andere sensible Bereiche bleiben dort, wo sie benötigt werden – während die operative Arbeit trotzdem weiterläuft.
Informationen bleiben am Objekt, am Mietverhältnis und am Vorgang – nicht auf einzelnen Handys, in privaten Chats oder ausschließlich im Wissen einer Person.
Jeder sieht, was er für seine Aufgabe braucht. Nicht mehr – aber auch nicht weniger.
Massnahmen, Netzwerk & Termine
Wenn sich ein Termin verschiebt, darf nicht
die gesamte Planung auseinanderfallen.
Bei Renovierungen und Sanierungen hängen Arbeitsschritte häufig voneinander ab. Verschiebt sich ein Gewerk, müssen Folgearbeiten neu abgestimmt, Beteiligte informiert und Termine angepasst werden.
Ohne gemeinsamen Arbeitsbereich beginnt dann eine Kette aus Telefonaten, Einzelchats und wiederholten Rückfragen.
- 1
Ein Gewerk meldet eine Verzögerung
- 2
Betroffene Folgearbeiten werden sichtbar
- 3
Gewerke stimmen sich im Gruppenchat ab
- 4
Neue Termine werden vorgeschlagen
- 5
Interne Prüfung und Freigabe
- 6
Aktualisierte Planung bleibt nachvollziehbar
Netzwerkpartner direkt einbinden
Dienstleister und Gewerke werden im Netzwerkverzeichnis nicht nur gespeichert. Sie können unmittelbar einer Maßnahme, einem Objekt und den zugehörigen Aufgaben zugeordnet werden.
Fallbezogen kommunizieren
Einzel- und Gruppenchats halten Rückfragen, Entscheidungen und Absprachen direkt an der Maßnahme. Private Telefonnummern müssen dafür nicht zwischen den Gewerken ausgetauscht werden.
Terminänderungen kontrolliert koordinieren
Dienstleister können notwendige Änderungen oder neue Terminmöglichkeiten über ihren Zugang einbringen. Die interne Freigabe stellt sicher, dass Änderungen nicht unbemerkt übernommen werden und zuständige Personen informiert bleiben.
So wird aus einer Terminverschiebung keine neue Organisationsbaustelle.
Maßnahmen, Netzwerkpartner, Chats, Gruppenchats und Terminfreigaben greifen in BestandsCockpit ineinander – während Rollen und Zugriffsregeln auch in der Zusammenarbeit erhalten bleiben.
Dienstleister & Hausmeister
Der Handwerker steht auf der Baustelle.
Alles, was er braucht, ist auf seinem Handy.
Hausmeister, Handwerker und Dienstleister können direkt in BestandsCockpit eingeladen werden. Sie sehen ausschließlich ihre zugewiesenen Aufträge — mit Adresse, Beschreibung, Priorität und allen Informationen, die sie für die Erledigung brauchen. Nicht mehr.
- ✗Handwerker ruft an, um Adresse und Zugang zu erfragen
- ✗Vor-Ort-Fotos landen im privaten Handy-Speicher
- ✗Rückmeldung kommt per WhatsApp — niemand außer der VA liest sie
- ✗Ersatzteil kostet 100 € mehr als freigegeben — der Handwerker wartet auf Rückruf
- ✗Erledigung wird mündlich gemeldet — Dokumentation fehlt
- ✓Handwerker öffnet die App — Auftrag, Adresse und Beschreibung sind bereits da
- ✓Vorher-Fotos direkt im Auftrag hochladen — sofort für alle Berechtigten sichtbar
- ✓Rückmeldung und Notiz werden im System hinterlassen — nachvollziehbar, nicht in Chats
- ✓Ersatzteil außerhalb der Freigabe: Handwerker meldet direkt über den Auftrag — Team entscheidet
- ✓Nachher-Fotos hochladen, Auftrag auf „Erledigt" setzen — Dokumentation vollständig
Hausmeister und Dienstleister werden per E-Mail eingeladen — kein IT-Aufwand, kein Onboarding-Prozess.
Jeder Dienstleister sieht nur seine eigenen Aufträge — keine Mieterakten, keine Finanzdaten, keine anderen Objekte.
Vorher/Nachher-Fotos, Notizen und Statusmeldungen bleiben am Auftrag — nicht im Handy-Speicher der VA.
Für den Alltag im Immobilienbestand gebaut.
BestandsCockpit ist aus der operativen Arbeit mit unterschiedlichen Bestandshaltern, Portfoliostrukturen, Teams und externen Dienstleistern entstanden.
Wir kennen Bestände, in denen niemand mehr durchblickt. Und wir kennen Bestandshalter, die für wenige Wohnungen bereits mit zu vielen Tools, Ablagen, Chats und Notizen parallel arbeiten.
Die Plattform bildet keine theoretischen Musterprozesse ab, sondern die Arbeit, die im laufenden Immobilienbestand tatsächlich anfällt.
Entwickelt von einem Team mit Erfahrung in Verwaltung, Vermietung, eigener Bestandshaltung und der Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
DIE ARBEITSEBENE
Die Arbeitsebene zwischen
Postfach, Chat, Drive und Bestand.
Heute liegen Informationen verteilt in E-Mails, Messenger-Verläufen, Dateien, Tabellen und persönlichen Notizen. BestandsCockpit ersetzt diese Systeme nicht vollständig, sondern verbindet die operative Arbeit dazwischen.
Nachrichten, Dokumente, Aufgaben und Abstimmungen werden dem passenden Objekt, der Einheit oder dem Vorgang zugeordnet. So bleibt nachvollziehbar, was bereits erledigt wurde, was noch offen ist und wer als Nächstes handeln muss.
Das Wissen bleibt im Bestand – und nicht im Kopf einzelner Personen.
Kein Buchhaltungs- oder Steuerprogramm. Kein Ersatz für DATEV oder Lexware.
- ✓Postfächer
- ✓WhatsApp und Messenger
- ✓Cloud-Ordner
- ✓Tabellen und Notizen
- ✓Wissen einzelner Personen
- ✓Unklare Bearbeitungsstände
- ✓Objektbezogene Kommunikation
- ✓Dokumente am richtigen Vorgang
- ✓Klare Zuständigkeiten
- ✓Nachvollziehbare Bearbeitungsstände
- ✓Gemeinsames Wissen im Team
- ✓Vertretbare Abläufe
Mobil & entscheidungsfähig
Entscheidungsfähig bleiben —
egal, wo Sie gerade sind.
Nicht alles passiert zwischen 9 und 17 Uhr. Ein Hausmeister braucht eine Budgetfreigabe. Ein Wasserschaden eskaliert am Abend. Ein Mieter wartet auf eine verbindliche Zusage.
BestandsCockpit führt Sie per Push-Benachrichtigung direkt zum richtigen Vorgang. Weil dort bereits Nachrichten, Dokumente, Zuständigkeiten und der aktuelle Bearbeitungsstand zusammenlaufen, können Sie die Situation in wenigen Minuten beurteilen, Freigaben erteilen und die nächsten Schritte anstoßen.
Unterwegs, zwischen zwei Terminen oder vom Sofa aus. Ohne Telefonkette. Ohne zwischen Postfach, Messenger und Cloud-Ablage wechseln zu müssen. Und ohne erst rekonstruieren zu müssen, was eigentlich passiert ist.
Ihr Hosentaschenbüro – nicht für ständige Erreichbarkeit, sondern für schnelle Entscheidungen, wenn es darauf ankommt.
Alle Funktionen im Überblick
Alle Arbeitsbereiche. Ein System.
Die einzelnen Arbeitsbereiche greifen ineinander und begleiten Ihre Immobilien durch den gesamten Verwaltungsalltag. Informationen bleiben mit Objekten, Einheiten, Vorgängen und beteiligten Personen verknüpft – statt in unterschiedlichen Programmen und Ablagen verloren zu gehen.
Interaktive Demo
Erst ansehen.
Dann entscheiden.
Kein Verkaufsgespräch. Keine Registrierung. Einfach öffnen. Das System läuft mit vorbereiteten Beispieldaten und zeigt den echten Ablauf: von der Mieter-Landingpage über Bewerbungen und Vorgänge bis zur Übergabe.
Kein Video. Keine nachgebauten Screenshots. Sie öffnen ein vorbereitetes BestandsCockpit und bewegen sich selbst durch das System – mit Objekten, Einheiten, Vorgängen, Bewerbungen, Übergaben und den dazugehörigen Informationen.
So sehen Sie nicht nur einzelne Funktionen, sondern den Zusammenhang: wie aus einer Meldung ein Vorgang entsteht, wie Informationen einem Objekt oder einer Einheit zugeordnet bleiben und wie Entscheidungen, Zuständigkeiten und nächste Schritte an einer Stelle zusammenlaufen.
Wer prüfen möchte, ob sich die eigene Arbeitsweise damit abbilden lässt, bucht eine persönliche Demo.
- Vorbereitete Beispieldaten– damit Abläufe und Zusammenhänge sofort sichtbar werden
- Direkter Zugang– ohne Registrierung und ohne vorheriges Verkaufsgespräch
Preise
Drei Pakete.
Das Abo-Modell von BestandsCockpit ist monatlich kündbar. Wählen Sie das Paket, das zu Ihrem Bestand passt.
Für den Einstieg mit einem einzelnen Bestand.
- ✓1 Workspace
- ✓unbegrenzte Nutzer und Einheiten
- ✓alle regulären Funktionen enthalten
- ✓monatlich kündbar
Für Bestandshalter, Bestandsaufbauer und Teams mit operativer Unterstützung.
- ✓3 Workspaces
- ✓unbegrenzte Nutzer und Einheiten
- ✓alle regulären Funktionen enthalten
- ✓monatlich kündbar
Für aktive Investoren, Teams und Strukturen, die mehrere Immobilienbestände gemeinsam verwalten.
- ✓6 Workspaces
- ✓unbegrenzte Nutzer und Einheiten
- ✓alle regulären Funktionen enthalten
- ✓Maßnahmen und Netzwerkverzeichnis enthalten
- ✓monatlich kündbar
| Funktion | Kompakt | Portfolio | Business |
|---|---|---|---|
| Tarifgrundlagen | |||
| Einführungspreis | 29 €/Mo | 69 €/Mo | 99 €/Mo |
| Regulärer Preis | 39 €/Mo | 89 €/Mo | 149 €/Mo |
| Workspaces | 1 | 3 | unbegrenzt |
| Nutzer | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Einheiten | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt |
| Kündigung | monatlich | monatlich | monatlich |
| Organisation | |||
| Objekt- & Einheitenverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ |
| Rollenbasierte Rechtevergabe | ✓ | ✓ | ✓ |
| Vorgänge & Kommunikation | |||
| Vorgänge (Schäden, Kündigung, Zahlungsverzug) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Postfach (IMAP/SMTP) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Vermietung & Mieterakten | |||
| Mieterakten & Mietverhältnisse | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bewerbermanagement & Kanban | ✓ | ✓ | ✓ |
| Öffentliche Landingpage + Formulare | ✓ | ✓ | ✓ |
| Termine & Übergaben | |||
| Termine, Todos & Aufgaben | ✓ | ✓ | ✓ |
| Übergabeprotokolle (digital, PDF) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dokumentation & Serviceaufträge | |||
| Serviceaufträge (Hausmeister & Dienstleister) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bescheinigungen (PDF) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Business-Erweiterungen | |||
| Maßnahmen-Modul | — | — | ✓ |
| Netzwerkverzeichnis | — | — | ✓ |
Die einzelnen Arbeitsbereiche werden unter „Alle Arbeitsbereiche. Ein System." ausführlich erklärt.
Vorhandene Objekt-, Einheiten- und Mieterdaten können bequem per CSV übernommen werden.
Auf Wunsch unterstützt FemSolutions beim Aufbereiten und Einspielen Ihrer Daten. Wenn Sie darüber hinaus Unterstützung wünschen, übernehmen wir auch die Einrichtung oder die laufende operative Betreuung – vom einzelnen Immobilienbestand bis zu größeren Portfolios.
Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der anfallenden Umsatzsteuer.
Virtuelle Teams & Dienstleister
BestandsCockpit Business eignet sich auch für virtuelle Assistenz-Teams, externe Verwaltungsteams und Dienstleister, die viele einzelne Eigentümer oder Auftraggeber zentral betreuen.
Durch die Zuordnung zu Eigentümern und zuständigen Betreuern lassen sich beispielsweise auch 25 Einzelvermieter innerhalb eines gemeinsamen Workspace strukturiert organisieren. Jeder Bestand bleibt eindeutig zugeordnet und kann individuell bearbeitet werden, ohne dass die Gesamtübersicht verloren geht.
Weiterentwicklung
BestandsCockpit wird bis Ende 2026 um gezielte funktionale Erweiterungen ergänzt. Für den Business-Bereich sind insbesondere Postversand, digitale Signaturprozesse und die Anbindung an Kleinanzeigen vorgesehen.
Darüber hinaus lassen sich über API-Schnittstellen weitere geeignete Systeme anbinden. Besteht Bedarf an einer bestimmten Verknüpfung, kann diese individuell geprüft werden. Wünsche und konkrete Anforderungen können direkt an FemSolutions übermittelt werden, damit sinnvolle Schnittstellen frühzeitig berücksichtigt werden.
So starten Sie mit BestandsCockpit.
Starten Sie selbstständig oder lassen Sie sich bei Einrichtung und laufender Bestandsarbeit unterstützen.
FAQ
Häufige Fragen — kurz beantwortet.
Alles zu Paketen, Funktionen, Einrichtung, Workspaces und der Zusammenarbeit mit Team, Hausmeistern und Dienstleistern.
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Nicht jeder Bestand ist gleich.
Sprechen wir über Ihren.
BestandsCockpit ist aus der Praxis entstanden — und wird aus der Praxis weiterentwickelt. Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre Abläufe abbildbar sind, eine Funktion fehlt oder Sie einfach wissen wollen, ob das System zu Ihrer Arbeitsweise passt: Schreiben Sie uns.
Wir entwickeln nicht aus Annahmen. Sondern aus dem, was im laufenden Bestand tatsächlich gebraucht wird.
Bereits Kunde oder technische Frage? Eröffnen Sie ein Support-Ticket — wir melden uns umgehend bei Ihnen.