DIE ARBEITSEBENE
Die Arbeitsebene zwischen
Postfach, Chat, Drive und Bestand.
Heute liegen Informationen verteilt in E-Mails, Messenger-Verläufen, Dateien, Tabellen und persönlichen Notizen. BestandsCockpit ersetzt diese Systeme nicht vollständig, sondern verbindet die operative Arbeit dazwischen.
Nachrichten, Dokumente, Aufgaben und Abstimmungen werden dem passenden Objekt, der Einheit oder dem Vorgang zugeordnet. So bleibt nachvollziehbar, was bereits erledigt wurde, was noch offen ist und wer als Nächstes handeln muss.
Das Wissen bleibt im Bestand – und nicht im Kopf einzelner Personen.
Kein Buchhaltungs- oder Steuerprogramm. Kein Ersatz für DATEV oder Lexware.
- ✓Postfächer
- ✓WhatsApp und Messenger
- ✓Cloud-Ordner
- ✓Tabellen und Notizen
- ✓Wissen einzelner Personen
- ✓Unklare Bearbeitungsstände
- ✓Objektbezogene Kommunikation
- ✓Dokumente am richtigen Vorgang
- ✓Klare Zuständigkeiten
- ✓Nachvollziehbare Bearbeitungsstände
- ✓Gemeinsames Wissen im Team
- ✓Vertretbare Abläufe
Alle Funktionen im Überblick
Alle Arbeitsbereiche. Ein System.
Die einzelnen Arbeitsbereiche greifen ineinander und begleiten Ihre Immobilien durch den gesamten Verwaltungsalltag. Informationen bleiben mit Objekten, Einheiten, Vorgängen und beteiligten Personen verknüpft – statt in unterschiedlichen Programmen und Ablagen verloren zu gehen.
Zusammenarbeit & Datenzugriff
Zusammenarbeit ohne Kontrollverlust.
BestandsCockpit ist aus einem einfachen Grundgedanken entstanden: Operative Zusammenarbeit darf nicht voraussetzen, dass alle Beteiligten Zugriff auf den gesamten Bestand und sämtliche sensiblen Informationen erhalten.
Sehen, was für die eigene Aufgabe notwendig ist
Jeder Nutzer arbeitet mit einer definierten Rolle und wird den relevanten Objekten zugeordnet. Erst daraus ergeben sich die sichtbaren Einheiten, Vorgänge und weiteren Arbeitsschritte.
So bleiben Informationen auf den tatsächlichen Arbeitsbereich begrenzt, statt pauschal für jeden Login geöffnet zu werden.
Weniger Daten bedeuten auch mehr Orientierung
Mitarbeitende, VAs und externe Beteiligte müssen nicht den gesamten Bestand durchsuchen oder Informationen sehen, die für ihre Aufgabe keine Rolle spielen.
Kontostände, umfassende Eigentümerinformationen und andere sensible Bereiche bleiben dort, wo sie benötigt werden – während die operative Arbeit trotzdem weiterläuft.
Informationen bleiben am Objekt, am Mietverhältnis und am Vorgang – nicht auf einzelnen Handys, in privaten Chats oder ausschließlich im Wissen einer Person.
Jeder sieht, was er für seine Aufgabe braucht. Nicht mehr – aber auch nicht weniger.
Massnahmen, Netzwerk & Termine
Wenn sich ein Termin verschiebt, darf nicht
die gesamte Planung auseinanderfallen.
Bei Renovierungen und Sanierungen hängen Arbeitsschritte häufig voneinander ab. Verschiebt sich ein Gewerk, müssen Folgearbeiten neu abgestimmt, Beteiligte informiert und Termine angepasst werden.
Ohne gemeinsamen Arbeitsbereich beginnt dann eine Kette aus Telefonaten, Einzelchats und wiederholten Rückfragen.
- 1
Ein Gewerk meldet eine Verzögerung
- 2
Betroffene Folgearbeiten werden sichtbar
- 3
Gewerke stimmen sich im Gruppenchat ab
- 4
Neue Termine werden vorgeschlagen
- 5
Interne Prüfung und Freigabe
- 6
Aktualisierte Planung bleibt nachvollziehbar
Netzwerkpartner direkt einbinden
Dienstleister und Gewerke werden im Netzwerkverzeichnis nicht nur gespeichert. Sie können unmittelbar einer Maßnahme, einem Objekt und den zugehörigen Aufgaben zugeordnet werden.
Fallbezogen kommunizieren
Einzel- und Gruppenchats halten Rückfragen, Entscheidungen und Absprachen direkt an der Maßnahme. Private Telefonnummern müssen dafür nicht zwischen den Gewerken ausgetauscht werden.
Terminänderungen kontrolliert koordinieren
Dienstleister können notwendige Änderungen oder neue Terminmöglichkeiten über ihren Zugang einbringen. Die interne Freigabe stellt sicher, dass Änderungen nicht unbemerkt übernommen werden und zuständige Personen informiert bleiben.
So wird aus einer Terminverschiebung keine neue Organisationsbaustelle.
Maßnahmen, Netzwerkpartner, Chats, Gruppenchats und Terminfreigaben greifen in BestandsCockpit ineinander – während Rollen und Zugriffsregeln auch in der Zusammenarbeit erhalten bleiben.
Dienstleister & Hausmeister
Der Handwerker steht auf der Baustelle.
Alles, was er braucht, ist auf seinem Handy.
Hausmeister, Handwerker und Dienstleister können direkt in BestandsCockpit eingeladen werden. Sie sehen ausschließlich ihre zugewiesenen Aufträge — mit Adresse, Beschreibung, Priorität und allen Informationen, die sie für die Erledigung brauchen. Nicht mehr.
- ✗Handwerker ruft an, um Adresse und Zugang zu erfragen
- ✗Vor-Ort-Fotos landen im privaten Handy-Speicher
- ✗Rückmeldung kommt per WhatsApp — niemand außer der VA liest sie
- ✗Ersatzteil kostet 100 € mehr als freigegeben — der Handwerker wartet auf Rückruf
- ✗Erledigung wird mündlich gemeldet — Dokumentation fehlt
- ✓Handwerker öffnet die App — Auftrag, Adresse und Beschreibung sind bereits da
- ✓Vorher-Fotos direkt im Auftrag hochladen — sofort für alle Berechtigten sichtbar
- ✓Rückmeldung und Notiz werden im System hinterlassen — nachvollziehbar, nicht in Chats
- ✓Ersatzteil außerhalb der Freigabe: Handwerker meldet direkt über den Auftrag — Team entscheidet
- ✓Nachher-Fotos hochladen, Auftrag auf „Erledigt" setzen — Dokumentation vollständig
Hausmeister und Dienstleister werden per E-Mail eingeladen — kein IT-Aufwand, kein Onboarding-Prozess.
Jeder Dienstleister sieht nur seine eigenen Aufträge — keine Mieterakten, keine Finanzdaten, keine anderen Objekte.
Vorher/Nachher-Fotos, Notizen und Statusmeldungen bleiben am Auftrag — nicht im Handy-Speicher der VA.
Mobil & entscheidungsfähig
Entscheidungsfähig bleiben —
egal, wo Sie gerade sind.
Nicht alles passiert zwischen 9 und 17 Uhr. Ein Hausmeister braucht eine Budgetfreigabe. Ein Wasserschaden eskaliert am Abend. Ein Mieter wartet auf eine verbindliche Zusage.
BestandsCockpit führt Sie per Push-Benachrichtigung direkt zum richtigen Vorgang. Weil dort bereits Nachrichten, Dokumente, Zuständigkeiten und der aktuelle Bearbeitungsstand zusammenlaufen, können Sie die Situation in wenigen Minuten beurteilen, Freigaben erteilen und die nächsten Schritte anstoßen.
Unterwegs, zwischen zwei Terminen oder vom Sofa aus. Ohne Telefonkette. Ohne zwischen Postfach, Messenger und Cloud-Ablage wechseln zu müssen. Und ohne erst rekonstruieren zu müssen, was eigentlich passiert ist.
Ihr Hosentaschenbüro – nicht für ständige Erreichbarkeit, sondern für schnelle Entscheidungen, wenn es darauf ankommt.
