Zugriffe & Struktur
Nicht jeder, der am Bestand mitarbeitet, muss alles sehen. Und nicht jede Information, die intern zugänglich ist, sollte nach außen weitergegeben werden.
BestandsCockpit arbeitet mit Workspaces und Rollen. Jede Person — ob Teammitglied, virtuelle Assistenz, Hausmeister oder externer Dienstleister — sieht genau das, was sie für ihre Aufgabe braucht. Nicht mehr.
Sie behalten den Gesamtüberblick. Ohne in jeden Ablauf eingebunden zu sein. Ohne dass sensible Verwaltungs- oder Finanzdaten für alle freigegeben werden müssen.
Und wenn das Team wächst, neue Partner dazukommen oder ein weiterer Workspace gebraucht wird — die Struktur wächst mit. Ohne dass Berechtigungen und Zuständigkeiten unübersichtlich werden.
Gesamtüberblick über alle Objekte, Vorgänge, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände.
Admins und Eigentümer sehen den gesamten Bestand — alle Objekte, Einheiten, Mieterakten, Vorgänge, Aufgaben und Serviceaufträge. Sie behalten Bearbeitungsstände, Zuständigkeiten und Verlauf im Blick, ohne in jeden einzelnen Schritt eingebunden zu sein. Über das Rollen- und Rechtemanagement steuern sie, wer welche Bereiche sieht und welche Aktionen ausführen darf — bis hin zu sensiblen Verwaltungs- und Finanzdaten, die nicht für alle Beteiligten freigegeben sein müssen.
Sehen Auftrag, Objekt, Adresse, Fotos und Bearbeitungsstand — nichts weiter.
Hausmeister, Handwerker und externe Dienstleister erhalten einen eigenen, klar abgegrenzten Zugang. Sie sehen ausschließlich die ihnen zugewiesenen Aufträge mit Objekt, Adresse, Beschreibung, Priorität und allen relevanten Fotos oder Dokumenten. Bearbeitungsstand und Notizen werden direkt im Auftrag gepflegt. Kein Zugriff auf Mieterakten, Finanzen, andere Objekte oder interne Kommunikation — und trotzdem volle Nachvollziehbarkeit für das verantwortliche Team.
Sehen Bewerbungen, Rückfragen, Termine, Übergaben, Aufgaben und Vorgänge.
Teammitglieder und virtuelle Assistenzen arbeiten operativ im System — sie bearbeiten Bewerbungen, koordinieren Besichtigungen und Übergaben, beantworten Rückfragen aus dem Postfach, pflegen Vorgänge und Serviceaufträge. Über Rollen und Workspaces lässt sich präzise festlegen, welche Objekte, Bereiche und Funktionen jede Person sehen darf. Verlässt jemand das Team, bleiben Verlauf, Dokumentation und Zuständigkeitswechsel sauber erhalten.